Преди първата фактура: данните на фирмата, номерацията и ДДС
Попълнете веднъж данните на фирмата си — името, ЕИК и адресът са задължителни за издаване — и задайте първия номер, валутата, езика, срока за плащане и ДДС ставката, с които започват фактурите.
Преди да издадете първата фактура, кажете на CRM кой фактурира — вашата фирма. Без името на фирмата, ЕИК и адреса фактурата остава чернова: законът за ДДС (чл. 114 ЗДДС) ги изисква на всяка фактура.
Настройката на фактурирането е за мениджърите (ролята Admin в CRM): Settings → Invoicing settings.
1. Вашата фирма — табът Company
Попълнете секцията Company Information:
| Поле | Какво е |
|---|---|
| Company Name | Задължително. Отпечатва се като доставчик. |
| ЕИК / Tax ID | Задължително за издаване. ЕИК или БУЛСТАТ на фирмата. |
| VAT Number (ДДС №) | Само за регистрирани по ДДС, например BG123456789. |
| Authorized Person (МОЛ) | Отпечатва се на фактурата като МОЛ. |
| Email, Phone | Вашите данни за контакт във фактурата. |
| Bank Name, Bank Account, IBAN, SWIFT/BIC Code | Къде плаща клиентът. IBAN и SWIFT се виждат и в портала за клиента, под How to Pay. |
| Logo | PNG или JPG, до 2 MB и 2000 × 2000 px. Отпечатва се на фактурите на английски и се вижда в портала за клиента. |
| Address, City, Postal Code, Country | Адресът е задължителен за издаване. |
Натиснете Save Settings.
Фактурата пази данните на доставчика такива, каквито са били при издаването ѝ: по-късна промяна не пипа вече издадените фактури. Чернова, създадена преди да попълните данните, ги взима, когато я издадете.
2. Номера, валута и ДДС — табът Defaults & reminders
| Поле | Какво прави |
|---|---|
| Starting Invoice Number | Откъде започва поредицата, например 1 — тогава първата фактура е 0000000001. Ако вече сте издавали фактури другаде, започнете след последния си номер. |
| Default Currency | Валутата, с която започват новите фактури. |
| Default Language | Bulgarian или English — езикът на фактурата и на PDF-а ѝ. |
| Default Payment Terms (days) | Колко дни има клиентът; падежът е датата на издаване плюс толкова дни. |
| Default Tax Rate (%) | ДДС ставката, с която започва нов ред, например 20. |
| Tax Label | Как се нарича данъкът във фактурите на английски, например VAT. |
Всяка фактура може да промени всичко това за себе си.
Как се номерират фактурите
- Фактурите, кредитните и дебитните известия имат обща поредица от десет цифри, както изискват правилата за ДДС.
- Черновата получава номера си, когато я създадете. Номер никога не се дава два пъти — дори номерът на изтрита чернова.
- Проформите имат своя поредица: PF-0000000001. Вижте Проформа фактури.
- Фактурата-образец на повтарящ се график получава номер TPL-… и никога не се изпраща. Вижте Повтарящи се фактури.
После
- Нова фактура
- Напомнянията за плащане — изключени, докато не ги пуснете.
- Invoicing settings — всеки таб, включително валути, допълнителни полета и портала за клиента.
Ако нещо не работи
The supplier's company name, ЕИК, address are missing — fill them in under Settings → Invoicing settings → Company before issuing (чл. 114 ЗДДС). The draft is kept.
Фактурата не е издадена, защото данните на фирмата ви са непълни. Попълнете полетата от съобщението, натиснете Save Settings и издайте черновата отново.
Не виждам Invoicing settings
Менюто Settings е за ролята Admin в CRM. Попитайте мениджър на workspace-а или вижте Кой кои записи вижда.