Повтарящи се фактури: един и същ клиент по график
Повтарящият се график издава копие на фактура-образец всеки ден, седмица, месец или година — до клиента на образеца, със следващия номер, и ако искате, го изпраща сам.
Повтарящият се график е за фактури, които се повтарят — месечен абонамент, годишна поддръжка. Той взима фактура-образец и издава копие от нея на датите си. Графиците са в Invoicing → Invoices → Recurring.
1. Подгответе образеца
Създайте чернова с клиента, редовете и срока за плащане, които копията трябва да имат — вижте Нова фактура. Тя остава чернова: образецът никога не се изпраща сам.
На страницата на черновата Convert to Recurring започва график от нея. Или отворете Recurring и натиснете Create Recurring Invoice.
2. Графикът
- Template Invoice — черновата за копиране. Предлагат се само чернови. Щом стане образец, номерът ѝ се сменя на TPL-…, извън поредицата на фактурите.
- Customer — клиентът на образеца получава всяка фактура. За да го смените, сменете фактурата-образец.
- Frequency — Daily, Weekly, Monthly или Yearly, и Interval — на всеки 1, 2, 3… периода.
- Day of Week, Day of Month или Month of Year — кога в периода. Ден 31 се пада на последния ден на по-късите месеци.
- Start Date — първата фактура.
- End Date (Optional) и Maximum Invoices (Optional) — кога спира графикът. Празно значи, че не спира.
- Schedule Preview показва първите три дати.
- Automatically send invoices — всяко копие се издава и изпраща на клиента. Без това копията ви чакат като чернови.
Натиснете Create Recurring Invoice.
Какво прави всяко изпълнение
- Нова фактура с клиента и редовете на образеца, следващия номер от поредицата ви, днешната дата във времевата зона на workspace-а и падеж след срока за плащане на образеца.
- С Automatically send invoices: изпраща се от основната кутия на собственика на фактурата — вижте Изпращане на фактура. Ако данните на фирмата ви са непълни, копието остава чернова.
- Когато графикът стигне крайната си дата или максимума, той е Completed и собственикът му получава известие.
Графиците се изпълняват веднъж дневно, сутрин.
Управление на график
В списъка или на страницата на графика:
| Действие | Какво прави |
|---|---|
| Generate now | Издава следващата фактура веднага. |
| Skip the next run | Мести следващата дата с един период, без фактура. |
| Pause / Resume | Спира и пуска отново графика. |
| Edit | Сменя образеца, датите или автоматичното изпращане. |
| Cancel the schedule | Спира го завинаги. |
| Delete | Изтрива графика (от Admin); фактурите, които е направил, остават. |
Отметнете няколко графика в списъка, за да ги спрете, пуснете, анулирате или изтриете наведнъж. Recently Generated Invoices на страницата на графика показва какво е направил.
Ако нещо не работи
Paused: the template invoice was deleted
Черновата-образец я няма, затова графикът е спрял. С Edit изберете нов образец или анулирайте графика.
The template invoice has no customer. Pick a contact or a company on that invoice first.
Отворете черновата-образец, изберете клиента ѝ и запазете графика отново.
This proforma was converted to an invoice — use the invoice as the template.
Превърната проформа не може да е образец.
Фактурата е направена, но остава чернова
Данните на фирмата ви са непълни — вижте Преди първата фактура — или Automatically send invoices е изключено. Изпратете черновата сами.