Изпращане на фактура по имейл, с PDF и линк към портала
Send Invoice изпраща фактурата от вашата пощенска кутия, с приложен PDF и линк към портала за клиента. Изберете шаблон, използвайте предишно писмо, добавете копия и файлове — черновата става издадена.
Отворете фактурата и натиснете Send Invoice (на чернова) или Send Email (на вече изпратена). Изпращането иска ролята Editor или Admin в CRM и ваша собствена пощенска кутия — вижте Пощенската кутия.
Прозорецът Send Invoice via Email
- From — вашата кутия. Ако имате няколко, изберете; основната е отбелязана. Фактурите винаги тръгват от вашата кутия, никога от тази на колега.
- Reuse a previous email — зарежда получателите, темата и текста на по-ранно изпращане на тази или друга фактура. Номерът, сумата и датите се сменят с тези на фактурата; прочетете го, преди да изпратите.
- Email Template — появява се, когато workspace-ът ви има шаблони от категорията Invoice. Изборът на шаблон попълва темата и текста. Вижте Шаблони за имейли.
- To — попълнен с адреса на клиента. Няколко адреса се разделят със запетая (до 10). + Cc и + Bcc добавят копия.
- Subject и Message — по подразбиране Фактура № 0000000012 от Вашата фирма, на езика на фактурата.
- Attachments — Add files: до 10 файла по до 10 MB.
Натиснете Send.
Какво получава клиентът
- Писмото от вашата кутия, на езика на фактурата — българската фактура получава писмо на български.
- PDF-а, приложен като Invoice_0000000012.pdf (проформата — като Proforma_PF-….pdf), направен наново при изпращането.
- Линк към фактурата в портала за клиента, добавен накрая, ако текстът ви не го съдържа. Отварянето му маркира фактурата Viewed.
Черновата става Sent — издадена. Всяко изпращане се вижда във фактурата, под E-mails.
Ако кутията ви няма SMTP настройки, писмото тръгва през Push от подателя на workspace-а ви, а отговорите идват при вас; може да носи само PDF файлове — вижте Пощенската кутия.
PDF без изпращане
Download PDF на страницата на фактурата изтегля същия PDF. Езикът му е езикът на фактурата: българските фактури се печатат на български, със законовите полета; английските — на английски.
Ако предавате фактурата по друг начин, натиснете Mark as Sent, за да я издадете без писмо.
Ако нещо не работи
You need to configure an email account before sending invoices.
Нямате пощенска кутия в CRM. Свържете я от My settings → Mailbox: Пощенската кутия.
No recipient email address found
Клиентът няма имейл адрес. Напишете го в To или го добавете към контакта.
Please enter at least one recipient email address
To е празно.
This is a recurring template — its schedule issues the invoices; it is never sent itself.
Фактурата е образец на повтарящ се график (TPL-…). Изпращайте фактурите, които графикът създава.
This proforma was converted to an invoice — send the invoice instead.
Отворете фактурата, направена от проформата, и изпратете нея.
The supplier's company name, ЕИК, address are missing — fill them in under Settings → Invoicing settings → Company before issuing (чл. 114 ЗДДС). The draft is kept.
Вижте Преди първата фактура.
Failed to send invoice: …
Вашата кутия е отказала писмото — обикновено грешна SMTP парола или сървър. Проверете настройките на кутията и опитайте пак.