Напомнянията за плащане: преди падежа, при просрочие, ескалации
CRM може да пише на клиентите ви преди падежа на фактура, на няколко дни, щом е просрочена, и по-строго писмо след зададен брой дни. Напомнянията са изключени, докато мениджър не ги пусне.
Напомнянията за плащане са писма, които CRM праща сам на клиентите ви за фактурите им. Изключени са, докато мениджър (ролята Admin в CRM) не ги пусне за workspace-а.
Пуснете напомнянията
- Settings → Invoicing settings → Defaults & reminders.
- В Invoice Reminder Settings изберете какво се праща:
- Enable Due Soon Reminders и Due Soon Reminder Days — любезно напомняне толкова дни преди падежа, например 3.
- Enable Overdue Reminders — напомняния, щом фактурата мине падежа.
- Escalation Schedule — + Add Escalation за по-строго писмо след Days Overdue, например 30, с незадължително Custom Message (optional). Добавете колкото нива ви трябват.
- Натиснете Save Settings.
- Натиснете Start sending payment reminders и потвърдете.
Тогава лентата казва Payment reminders are on и от кога. Stop sending payment reminders ги спира; нищо не се праща, докато не ги пуснете отново.
Кога тръгват
Напомнянията тръгват веднъж дневно, в часа за напомняния на workspace-а — Settings → Workspace → Reminders go out at, по подразбиране 09:00, във времевата зона на workspace-а. Вижте Настройките на workspace-а.
| Напомняне | До кого | Колко често |
|---|---|---|
| Due soon | издадени фактури (изпратени или видени) с падеж в зададените дни | най-много веднъж дневно |
| Overdue | фактури след падежа — статусът им става Overdue | на всеки 3 дни до плащането |
| Escalation | фактури, просрочени със зададените дни | веднъж за всяко ниво |
Черновите, проформите, платените и анулираните фактури не получават напомняния.
До кого
Всяко напомняне отива до адресите, до които фактурата е изпратена последно; ако никога не е изпращана — до адреса на контакта или фирмата. Темата казва Просрочено плащане — фактура № 0000000012 (или Наближава падежът, СПЕШНО: просрочено плащане), на езика на фактурата.
Напомнянията тръгват през Push, от подателя на workspace-а ви — вижте Настройките на workspace-а.
Всяко напомняне се вижда във фактурата си, под E-mails — изпратено или отказано, с причината — а всички заедно в Settings → Invoicing settings → Reminders sent, с вида (Due soon, Overdue, Escalation), получателя и датата.
Напомнете на един клиент сега
На таблото просрочените фактури имат Send reminder. То пише на този клиент веднага, независимо дали автоматичните напомняния са пуснати. Може собственикът на фактурата или мениджър.
Ако нещо не работи
Payment reminders can't be sent: this invoice has no e-mail address. Send it once — reminders go to the addresses it was sent to.
Фактурата никога не е изпращана, а клиентът няма адрес. Изпратете фактурата веднъж или добавете адреса към контакта.
A reminder for this invoice already went out in the last 24 hours.
Изчакайте до утре или пишете на клиента от Inbox.
A proforma does not get payment reminders.
Проформите не се дължат — вижте Проформа фактури.
Напомнянията не тръгват
Проверете, че лентата казва Payment reminders are on, че видът, който очаквате, е включен, и че фактурата е издадена и неплатена. Напомняне, отказано от пощенския сървър, се вижда във фактурата под E-mails с причината.