Кой кои записи вижда: своите, споделените и мениджърът
В CRM търговецът вижда своите записи, споделените с него и тези без собственик; мениджърът вижда всичко. Как се споделя, защо споделеното е само за преглед и какво е личен контакт.
В CRM всеки контакт, фирма, лийд, сделка и фактура има собственик. От него зависи кой вижда записа и кой може да го променя.
Кой какво вижда
| Кой | Вижда | Променя |
|---|---|---|
| Мениджърът — собствениците и администраторите на workspace-а и членовете с достъп до CRM Admin | всички записи в workspace-а | всички записи |
| Всички останали | своите записи, записите без собственик и споделените с тях | своите записи и записите без собственик |
Споделеният с вас запис е само за преглед. Отваряте го, четете го и добавяте към него свои активности и напомняния, но не го редактирате, не го затваряте, не го триете и не го споделяте нататък.
Кой е мениджър се решава в Monfri, не в CRM: Достъпът до услугите.
Правилото важи навсякъде
Същото правило важи за списъците, страниците на записите, търсенето, таблото, отчетите, експортите, календара, отговорите на Knowledge и API-то, когато действа от името на човек. API ключ и Automation работят за целия workspace.
Каквото принадлежи на запис, следва записа: виждате активностите, бележките и файловете на записите, които виждате.
Записи без собственик
Запис без собственик не е таен: всички го виждат и всички могат да го променят. Контакт, фирма, лийд или сделка, които създадете, получават вас за собственик, освен ако не изберете друг човек в Owner.
За да дадете собственик на запис, задайте Owner на страницата за редакция или изберете контакти в списъка и ползвайте Assign Owner.
Споделяне на запис
- Отворете контакта, фирмата, лийда, сделката или фактурата.
- Натиснете Share. На телефон е под ⋯.
- Напишете имейла на колега от този workspace и натиснете Grant Access.
Колегата вече вижда този един запис — не целия ви списък. People with access показва кой го има; Revoke го отнема.
Споделя само човек, който може да променя записа — собственикът му, мениджър, или всеки, когато записът няма собственик. За да може колега да променя запис, направете го собственик.
Само за преглед
Споделеният с вас запис казва най-горе Shared with you to view. Only its owner or a manager can change it. Няма Edit, Delete и Share. На таблото със сделки картата му няма дръжка и не се мести.
Все пак можете:
- да добавяте свои активности и напомняния към него — обаждане, което сте провели, среща, която планирате;
- да направите копие на споделена фактура с Duplicate;
- да изтеглите PDF-а ѝ.
Лични контакти
Контакт с отметка Private Contact виждат само собственикът му и мениджърите. Споделянето не го отваря за никого другиго. Слага се и се маха на страницата за редакция на контакта или от списъка: изберете контакти и Privacy → Mark as Private или Mark as Public.
Ако нещо не работи
No workspace member with this email. Invite them in Monfri first.
Човекът не е член на този workspace. Поканете го в Monfri, дайте му достъп до CRM и тогава споделете: Покани.
This record was shared with you to view. Only its owner or a manager can change it.
Опитали сте да промените запис, който виждате само защото е споделен с вас. Помолете собственика му да го промени или мениджър да ви направи собственик.
You do not have permission to update some of the selected contacts.
Масовото действие отказва цялата селекция, ако в нея има контакт, който е само споделен с вас. Махнете тези контакти и опитайте пак.
Запис на колега липсва в списъка ми
Виждате запис на колега само ако е споделен с вас или няма собственик. Помолете колегата да го сподели или мениджър да смени собственика.