Нова фактура: получателят, редовете, ДДС и падежът
Новата фактура започва като чернова със следващия номер. Изберете контакта и фирмата, добавете продукти или свои редове с количество, цена, ДДС и отстъпка, проверете падежа и я издайте.
Новата фактура е чернова: нищо не стига до клиента, докато не я изпратите. Създаването на фактури иска ролята Editor или Admin в CRM.
Преди първата попълнете данните на фирмата си: Преди първата фактура.
Започнете фактурата
Отворете Invoicing → Invoices и натиснете Create Invoice. Можете да започнете и от фирма (New invoice на страницата ѝ), от спечелена сделка (Create invoice) или от Create → Invoice на таблото.
Черновата вече има:
- следващия номер от поредицата ви;
- днешна дата на издаване и падеж, който добавя срока ви за плащане по подразбиране;
- валутата, езика и ДДС ставката ви по подразбиране.
Езикът определя изгледа:
- Bulgarian — формата изглежда като самата фактура: доставчикът вляво, получателят вдясно, с полетата на български — Тип документ, Падеж, Валута, Срок за плащане (дни)…
- English — формата е списък от секции: Invoice Details, Customer Information, Invoice Items, Additional Information.
По-долу са имената от английския изглед; българският има същите полета с български имена.
Кой я получава
В Customer Information (в българския изглед — Получател):
- Contact — човекът. Изборът на контакт попълва и фирмата му.
- Company — фирмата, която фактурирате. Когато контактът има фирма, фактурата е на фирмата — нейното име, ЕИК, ДДС № и адрес — а човекът се отпечатва като контакт.
- No contact или No company (Без контакт, Без фирма) — можете да фактурирате фирма без човек или човек без фирма.
- Owner — колегата, който отговаря за фактурата; по подразбиране вие.
Редовете
В Invoice Items натиснете Add Item (Добави ред) за всеки ред:
| Колона | Какво е |
|---|---|
| Product/Service | Пишете, за да търсите в продуктите си; продуктът попълва името, мярката, цената и ДДС. Или напишете свой ред. |
| Qty | Количеството. |
| Unit Price | Цената без ДДС. Продукт без зададена цена показва Set price. |
| Tax % | ДДС ставката на реда. |
| Disc % | Отстъпка на реда. |
| Total | Изчислява се. |
Под реда можете да добавите описание. Когато редът има и свое име, и описание, се пазят и двете, като Име — описание.
Сумите отдолу са данъчната основа, ДДС и сумата за плащане.
Условия и бележки
В Additional Information:
- Payment Terms (days) — колко дни има клиентът да плати. Отпечатва се на фактурата.
- Notes (Internal) (Вътрешни бележки) — само за екипа ви. Никога не се отпечатват и не се показват на клиента.
- Terms & Conditions (Условия (за клиента)) — отпечатват се на фактурата за клиента.
Ако workspace-ът ви има допълнителни полета за фактурите, те са под Custom Fields (Допълнителни полета); задължителното трябва да се попълни. Вижте Invoicing settings.
Натиснете Create Invoice. Фактурата се отваря като чернова.
Издайте я
Черновата става издадена фактура, когато:
- я изпратите — вижте Изпращане на фактура;
- или натиснете Mark as Sent, ако я предавате по друг начин.
Едва тогава се брои като дължима в Receivables и получава напомняния за плащане.
Ако нещо не работи
Please add at least one item to the invoice.
Фактурата иска поне един ред. Натиснете Add Item.
The invoice number must end in exactly 10 digits (e.g. 0000000001), per Bulgarian VAT regulations. An optional non-numeric prefix is allowed.
Сменили сте номера на ръка. Оставете предложения от CRM номер или запазете десет цифри накрая.
This number is already used by another invoice or a credit/debit note.
Фактурите и известията имат обща поредица. Оставете предложения номер.
The supplier's company name, ЕИК, address are missing — fill them in under Settings → Invoicing settings → Company before issuing (чл. 114 ЗДДС). The draft is kept.
Данните на фирмата ви са непълни — вижте Преди първата фактура.
Please fill in "…".
Задължително допълнително поле е празно. Попълнете го и запазете отново.