Покани: изпращане, повторно изпращане, приемане

Поканата е имейл с лична връзка. Който я отвори с поканения адрес, влиза във вашия workspace с ролята и достъпа, които сте избрали. Канят собствениците и администраторите.

Изпращане на покана

1. В менюто вляво отворете Members и натиснете + Invite member. Формата се казва Invite to и името на вашия workspace.
2. Email addresses — поставете до десет адреса, разделени със запетаи, интервали или нови редове.
3. Workspace role — Admin, Member или Guest; главният собственик има и Owner. Не можете да поканите някого с роля, по-висока от вашата, и само главният собственик кани собственици. Покана като Owner прави човека собственик, когато я приеме. Какво може всяка роля: Поканете екипа си и изберете какво може всеки.
4. Service access — за член изберете за всяка услуга No access, Viewer, Editor или Admin и допълнителните права под нея. Собствениците и администраторите получават всяка услуга така или иначе. Подробно: До какво има достъп всеки: достъп по услуги.
5. Personal message (optional) — бележка, която отива в имейла. Връзките, домейните и имейл адресите в нея се заменят с (link removed), а текстът се реже на 500 знака.
6. Проверете реда за местата под формата и натиснете Send 1 invitation (или Send 3 invitations и т.н.).

Всеки адрес от списъка получава своя покана със същата роля и същия достъп. За да дадете на хората различен достъп, изпратете поканите поотделно.

Покана за гост

Guest е външен човек — клиент, фрийлансър, — който вижда само конкретни записи. Когато изберете Guest, Service access изчезва и на негово място се появява Resource grants (VIEW only):

1. Изберете CRM и Deal, Lead или Project — или Automation и Flow.
2. Въведете номера на записа в Resource ID и натиснете Add. Добавете колкото ви трябват.

Гостът може само да разглежда тези записи и нищо друго. По-късно можете да му отнемете запис от страницата Manage на госта. Нови записи към гост, който вече е влязъл, не могат да се добавят: премахнете го и го поканете отново с всички записи, които му трябват.

Какво получава поканеният

Имейл с тема Покана за и името на вашия workspace в Monfri (на английски — You're invited to join …), достъпа, който ще има, вашата бележка и бутона Приемете поканата (Accept Invitation). Имейлът и страницата, която отваря, са на Email language на вашия workspace — английски или български, — който задавате в Настройките на workspace-а.

Връзката важи седем дни. Ако поканата е още отворена след три дни, Monfri праща едно напомняне: Reminder: your invitation to … expires soon. Ако адресът вече има акаунт в Monfri, поканата се появява и в камбанката на този акаунт.

Приемане на покана

Какво става, зависи от това дали адресът вече има акаунт в Monfri.

Още няма акаунт

Връзката отваря Приемете поканата (Accept your invitation). Имейлът е попълнен и не може да се сменя.

1. Въведете Име и фамилия и Парола от поне 8 знака, после я повторете.
2. Отметнете съгласието с Общите условия и Политиката за поверителност.
3. Натиснете Създайте профил и влезте (Create account and join).

Или отметнете полето и натиснете Продължете с Google — с Google профила на поканения адрес. Друг Google адрес не се приема.

Адресът се смята за потвърден — връзката е стигнала до него, — затова имейл за потвърждение няма. Влизате направо в workspace-а, който ви е поканил. Такъв акаунт няма свой workspace и съветник за настройка: той е за работа в workspace-а, в който сте поканени.

Вече има акаунт

1. Отворете връзката. Ако не сте влезли, Monfri ви моли: Sign in with the invited account to accept the invitation.
2. Влезте с този акаунт — ако сте забравили паролата, първо я сменете от страницата за вход — и отворете връзката отново.
3. Виждате You have joined the organization!

Оставате в workspace-а, в който сте били. Отворете превключвателя горе в Hub, за да минете в новия: Workspace: по един за всеки сайт.

Чакащи покани: повторно изпращане или отмяна

Members → Pending invitations показва всички покани, които още никой не е приел, с Expires in — оставащите дни.

• Resend изпраща имейла отново и дава на връзката нови седем дни. Ползвайте го, когато поканата е изтекла или е отишла в спам.
• Revoke отменя поканата. Връзката спира да работи, а мястото се освобождава.

За да смените ролята или достъпа в чакаща покана, поканете същия адрес отново с новите настройки. Новата покана заменя старата, а старата връзка казва, че е заменена.

Места

Планът ви включва определен брой места. Място заемат и членовете, и поканите, които още са отворени — изтеклата покана вече не заема. Формата показва например 3 of 5 seats used. This invite will use 2 more (total: 5). Ако поканата би минала лимита, формата казва You'd exceed your seat limit. Upgrade or remove members first.

За да освободите място, отменете ненужна покана или премахнете член. За повече места минете на по-висок план: Използване и лимити.

Ако нещо не работи

This invitation has expired

Минали са седем дни. Помолете този, който ви е поканил, да натисне Resend — същата връзка заработва отново — или да ви покани пак.

This invitation has already been accepted

Някой вече е използвал връзката — най-често вие, по-рано. Влезте и потърсете workspace-а в превключвателя.

This invitation was replaced by a newer invitation

Поканени сте отново, с други настройки. Отворете най-новия имейл с покана.

This invitation is no longer valid. Ask for a new one.

Поканата е отменена, заменена или е изтекла, докато страницата е била отворена. Поискайте нова.

Поканата е за друг имейл адрес

Влезли сте с друг акаунт. Съобщението казва поканения адрес: This invitation is for … Sign in with that account to accept it. — или, ако този адрес още няма акаунт, Log out first, then open the link again. Излезте от менюто горе вдясно и отворете връзката отново.

An account with this email already exists

Поканеният адрес вече има акаунт в Monfri, затова нов не може да се създаде. Влезте с него — или сменете паролата му — и отворете връзката от поканата отново.

This email is already a member

Човекът вече е в workspace-а. За да промените какво може, натиснете Manage до него в Members.

You cannot invite someone at a workspace role higher than your own

Администратор е опитал да покани собственик. Изберете по-ниска роля или помолете главния собственик да изпрати поканата.

Only the primary owner can make someone an owner, or change or remove another owner.

Вие сте собственик, но не главният. Помолете главния собственик — в Members до ролята му пише Primary owner.

Your plan allows … members

Поканата би минала местата ви. Отменете отворени покани, премахнете членове, които вече не ви трябват, или минете на по-висок план.

You may send at most 20 invitations per workspace per hour

Предпазен лимит. Изчакайте час или поканете останалите по-късно. Повторното изпращане е ограничено до шест пъти на час.

Your session has expired. Reload the page and try again.

Страницата е била отворена дълго. Презаредете я, отворете формата отново и изпратете.

Поканата не пристига

Помолете човека да провери спама и промоциите и да потърси Monfri. Проверете адреса в Pending invitations — грешка в него е най-честата причина. После натиснете Resend. Ако пак не пристига, пишете на [email protected] с адреса и часа, в който сте я изпратили.