Активности: обаждания, срещи, задачи и какво следва

Активността е нещо, което правите с клиент или за себе си: обаждане (Call), среща (Meeting), задача (Task), имейл (Email) или краен срок (Deadline). Активностите държат пред очите ви следващата стъпка на всеки контакт, лийд и сделка и пълнят таблото и календара ви.

Отворете Activities. Страницата има три таба: List, Calendar и Report: Календарът на активностите, Отчетът за активностите.

Планиране на активност

Натиснете New activity на страницата с активностите, Create → Activity на таблото или Activity на контакт, фирма, лийд или сделка — тогава вече е свързана с този запис.

1. Изберете вида: Call, Meeting, Task, Email, Deadline или такъв, добавен от workspace-а ви.
2. Subject — за какво е.
3. When — Today, Tomorrow, In 3 days, Next Monday или дата (Date) и час (Time). Без час е задача за деня.
4. Duration — за активности с час. Всеки вид има своя продължителност по подразбиране.
5. Assigned to — вие или колега.
6. Reminder — за активности с час: No reminder, At the start, 5 minutes before, 15 minutes before, 30 minutes before, 1 hour before или 1 day before.
7. Linked to — контактът, фирмата, лийдът или сделката. По избор: без запис е лична задача.
8. + Participants, location, video link — поканените, Location и Video link (Google Meet, Zoom, Teams).
9. Notes — каквото трябва да се помни.
10. Натиснете Schedule.

Записване на нещо, което вече е станало

Отметнете Log as done — it already happened, изберете резултата (Outcome), ако видът има резултати, напишете Notes / what happened и натиснете Log activity.

Отбелязване като свършена

Натиснете кръгчето до активността. Обаждане или среща първо пита как е минало — за обаждане Connected, No answer, Left voicemail, Busy или Wrong number; за среща Held, No-show, Rescheduled или Cancelled — с Note (optional). Натиснете Done; Skip има, когато резултатът не е задължителен.

Когато контакт, лийд или сделка остане без нищо планирано, CRM пита Schedule the next activity? — изберете вида и Tomorrow, In 3 days или Next Monday в 10:00, More options… или Skip.

Натиснете кръгчето на свършена активност, за да я отворите отново.

Напомняния

Напомнянето идва под камбанката в CRM и по имейл, в часа, който сте избрали. Имейлите се спират в My settings → Notifications → Activity reminders. Напомняне, закъсняло с повече от два часа — например след период само за четене — се пропуска, не се праща.

Покани

Когато активността има дата и участници с имейл, CRM им праща покана с файл .ics, който могат да добавят в календара си — без час е като събитие за целия ден. Праща и промяната, когато смените часа, мястото или темата, и отмяната, когато отмените или изтриете активността.

• Ако собствената ви пощенска кутия е свързана в CRM с изпращане, поканата тръгва от нея.
• Иначе тръгва от адреса на Monfri с вашето име, а отговорите идват при вас.

Workspace в режим само за четене не праща покани.

My activities

Списъкът показва отворените ви активности по дни: Overdue, Today, Tomorrow, This week, Next week, All open и Done, всяко с броя си.

• Бутоните с видовете показват един или повече вида.
• All records, Contacts, Companies, Leads, Deals, Personal to-dos или Project tasks стеснява по това с какво е свързана активността.
• Search subject… търси в темите.
• Мениджърът избира и чии активности: Me, Everyone или колега.

Отметнете активности за лентата долу: Done, Reschedule (Next day, A week later, Pick a date…), Reassign и Delete.

Ако нещо не работи

Не дойде напомняне

Проверете камбанката в CRM, после папката за спам и че Activity reminders е включено в My settings → Notifications. Напомняния, закъснели с повече от два часа, не се пращат.

Участниците не получиха покана

Покани има само за активности с дата, до участници с имейл, и не от workspace само за четене. Проверете имейла на участника и папката му за спам.

Choose how the call went.

Обажданията и срещите питат как е минало, преди да се отбележат като свършени — съобщението назовава вида. Изберете резултат.